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理窓会個人情報管理規程

第1章 総則

第1条(目的)
この規程(以下、本規程)は、東京理科大学理窓会(以下、理窓会)における個人情報の適切な取り扱いに必要な基本的事項を定めるとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。
第2条(定義)
本規程における各用語の定義を以下のとおりとする。

  1. 個人情報とは、理窓会規則第5条に定める生存する会員に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
  2. 個人情報データベース等(個人情報ファイル)とは、個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報についてコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして、「個人情報の保護に関する法律施行令」で定めるものをいう。
  3. 個人データとは、個人情報データベース等を構成する個人情報であり、記録媒体へダウンロードされたものおよび紙面に出力されたもの(そのコピーを含む。)をいう。
  4. 保有個人データとは、理窓会が職務上作成し、または取得した情報であって、組織的に利用するものとして、理窓会が保有するものをいう。
  5. 本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

第2章 安全管理措置

第3条(理窓会の責務)
理窓会は、個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報の取り扱いに伴う権益の侵害防止に関して必要な措置を講じるものとする。
第4条(個人情報保護管理者)
理窓会に個人情報保護管理者(以下、保護管理者)1名および副個人情報保護管理者(以下、副保護管理者)1名を置く。
第5条(保護管理者等の責務)
  1. 保護管理者は、理窓会における個人情報の取得および個人情報の保護管理に関する業務を統括するとともに、個人情報の適切な取り扱いに必要な措置を講じて、それを徹底する。
  2. 副保護管理者は、保護管理者の命を受けて、保護管理者を補佐するとともに、個人情報の取得および個人情報を適切に管理する任に当たり、個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じ、個人データの安全確保に努めなければならない。
第6条(推進組織)
  1. 個人情報の適切な管理を通じ個人情報の保護を推進するために、理窓会に個人情報保護委員会(以下、保護委員会)を置く。保護委員会は、理窓会における個人情報保護に関する重要事項の審議、決定、連絡、調整等を行う。
  2. 保護委員会を構成する委員等は別途定める。
第7条(担当者の責務)
  1. 個人情報を取り扱う担当者は、個人情報に関連する法令および本規程を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、個人データの正確性および安全性の確保に努める。
  2. 個人情報を取り扱う担当者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用しない。
  3. 前項の規定は、担当者がその職を退いた場合にあっても同様とする。

第3章 個人情報の取り扱い

第8条(個人情報の利用目的)
個人情報の利用目的を以下のとおり定める。

  1. 理窓会が発行する会報等の刊行物の発送
  2. 理窓会および関連団体が主催する行事の案内、理窓会の支部設立および支部総会、支部行事等の案内、その他理窓会から会員への各種連絡・配信
  3. 理窓会会費の徴収
  4. あらかじめ会員に個別に通知または明示し、同意を得た事項
  5. その他、理窓会会則第4条に定める事業を遂行するために必要な業務
第9条(個人情報の利用目的による制限)
  1. 個人情報については、第8条で定めた利用目的の達成に必要な範囲を超えて、これを取り扱わない。
  2. 個人情報については、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱う場合は、あらかじめ、本人の同意を得なければならない。
  3. 前2項の規定は、下記各号に該当する場合は適用しない。
    1. 法令に基づくとき
    2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    3. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第10条(個人情報の適正な取得)
  1. 個人情報は、偽りその他不正な手段により取得してはならない。
  2. 個人情報を取得する場合は、あらかじめ、第8条で定めた利用目的を公表し、あらかじめ公表できない場合は、取得後速やかにその利用目的を本人に通知し、または公表しなければならない。
  3. 下記各号に掲げる個人情報については、これを取得してはならない。
    1. 思想、信条および宗教に関する事項
    2. 社会的差別の原因となる事項
    3. その他保護管理者もしくは保護委員会の定める事項
  4. 個人情報を取得する場合は、原則として本人から直接取得するものとする。ただし、下記各号に該当する場合は、この限りでない。
    1. 本人の同意があるとき
    2. 法令等の規定に基づくとき
    3. 本人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で本人の同意を得ることが困難であるとき
    4. 所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき
    5. 理窓会入会時に大学から本人に関する情報の提供を受けたとき
    6. その他、保護委員会が正当な理由があると認めたとき
第11条(第三者提供の制限)
取得した個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。ただし、下記各号に該当する場合は、この限りでない。

  1. 法令に基づくとき
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第12条(第三者提供に係る記録)
  1. 理窓会は、個人データを第三者に提供した時は、第三者提供に係る記録を作成しなければならない。
  2. 前項における記録の作成方法は、文書、電磁的記録またはマイクロフィルムを用いて作成する方法によるものとし、第三者に個人データを提供した都度、速やかに作成するものとする。
  3. 理窓会は、第1項により作成した記録を当該記録作成の日から3年間、保存するものとする。

第4章 個人情報の管理

第13条(個人情報の適正管理)
  1. 保護管理者は、個人情報の安全管理および正確性を確保するために、下記各号に掲げる事項について適切な措置を講じる。
    1. 個人情報の改ざん、漏洩、紛失または毀損を防止すること
    2. 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を正確かつ最新の内容に保つこと
    3. 保有する必要のなくなった個人情報は、速やかに廃棄し、または消去すること
  2. 個人情報の取得、利用、提供等、個人情報を取り扱う担当者は、法令、本規程及び保護管理者の指示に従い、個人情報の秘密保持に十分な注意を払い、その業務に従事しなければならない。
  3. メール等により個人データの含まれるファイル等を送信する場合、当該ファイル等へのパスワードを設定するものとする。
第14条(委託における取り扱い)
  1. 保護管理者は、個人情報の処理を伴う業務の全部または一部を業者等(以下、受託者)に委託しようとするときは、業務目的の達成に必要な範囲内において情報を提供するものとし、委託する個人情報の安全管理を図るため、委託契約(覚書を含む)を締結し、適切な監督を行う。
  2. 保護管理者は、受託者をして、個人情報の取り扱いについて、前項の委託契約の契約事項を遵守し、業務遂行において個人情報の保護に努めなければならない。
  3. 保護管理者は、受託者をして、業務上知り得た個人情報を第三者に漏らしてはならない。
  4. 保護管理者は、受託をして、個人情報の不正利用等の防止のため必要な措置を講じなければならない。

第5章 個人情報の開示および訂正等

第15条(自己情報の開示請求と訂正等)
  1. 本人は、自己に関する個人情報について、当該個人情報を管理する保護管理者に対して開示請求することができる。なお、申請者の本人確認方法については、別に定める。
  2. 保護管理者は、本人から当該本人の個人情報の開示を求められた場合は、遅滞なく当該個人情報を開示する。
  3. 保護管理者は、本人から当該個人情報の内容が事実でないという理由によって、内容の訂正、追加、利用停止、第三者提供の停止、削除または消去(以下、訂正等)を請求されたときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該個人情報の訂正等を行う。
  4. 保護管理者は、下記各号のいずれかに該当する場合は、本人に個人情報の全部または一部を開示しないことができる。この場合において、保護管理者は、当該本人にその理由を文書により通知する。
    1. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権益を害するおそれがあるとき
    2. 本会の業務の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき
    3. 他の法令に違反することとなる場合

第6章 苦情の処理および相談

第16条(苦情の処理および相談)
  1. 理窓会は、個人情報の取り扱いに関する苦情を適切かつ迅速に処理するため、苦情および相談を受け付ける。
  2. 受け付けの窓口は、理窓会事務局とする。
  3. 苦情の処理および相談は、保護管理者または副保護管理者が対応する。
  4. 苦情の処理および相談のうち、その案件内容によって判断が困難な場合は、個人情報保護委員会に審議を要請しなければならない。

第7章 教育、講習会等

第17条(教育、講習会等)
保護管理者および副保護管理者は、本規程および関係法令等の趣旨に則り、個人情報の適正な取り扱いを確保するため、担当者に対する必要な教育、講習会等を実施する。

第8章 雑則

第18条(法令等の取り扱い)
本規程に定めるもののほか、個人情報の保護の取り扱いに関する事項については、法令およびその他の関係法令により取り扱う。
第19条(規程の改廃)
本規程の改廃は、個人情報保護委員会で審議し、理窓会常務委員会において決定する。

付則

この規程は、平成29年3月14日に制定し、平成29年4月1日から施行する。

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